在日常工作中，纸质版文书档案提供利用时，频繁的调取复制档案，易发生页面破碎、字迹模糊等现象，不利于档案的保护与利用。同时还需耗费大量的人力和时间进行管理，且整体管理效率不高。而且，保管期限为永久和长期的纸质版文书档案在向当地档案馆移交后，若想再向当地档案馆调取纸质版文书档案进行利用，需要异地调取，完成当地档案馆相关的利用手续，费事费力。为此，及时对纸质版文书档案进行数字化处理，通过借助大数据网络技术、办公自动化系统，进行多元档案信息的搜集、处理、共享与存储，这样不仅可以解决传统纸质版文书档案管理的复杂问题，提高文书档案整理、归档效率和质量，而且使文书档案在机关单位中的归档、保管、查询、检索、利用更加便捷。

　　一、机关文书档案管理现状

　　尽管文书档案管理工作取得一定进展，但在实际过程中仍暴露出一些问题。

　　一是机关文书档案数字化工作制度不完善。在开展文书档案数字化工作时，没有详细的文书档案数字化工作要求和规范，工作人员在参与文书档案数字化的具体工作时，对于文书档案管理规定中没有明确说明的地方，在实际操作时会感到困惑，对于问题的处理上会存在差别，这会使机关文书档案管理工作走向数字化，形成比较大的阻碍。

　　二是机关文书档案归档工作进行缓慢，导致无法及时开展数字化工作。部分机关单位由于没有固定的兼职档案员，归档部门人员缺乏整理经验、缺乏整理时间、不够重视等问题，未能将文书档案及时进行规范化整理并到档案部门按时归档，使档案部门迟迟无法收齐纸质版文书档案，未能及时开展上一年文书档案的数字化工作。

　　三是机关文书档案数字化管理经费不足。在娄底，部分机关单位因为人员不够、经验不足、未配备专业设施等问题，未对文书档案开展数字化管理工作。部分单位选择了专业的数字化公司进行外包加工。但由于申请文书档案数字化经费不足，不得不采取“蚂蚁搬家”的方式，申请一点经费，完成一部分文书档案的数字化，没有经费就暂停，文书档案数字化工作缺乏整体规划。

　　四是机关文书档案数字化管理人才缺乏。从当前机关单位人员现状看，工作人员普遍对大数据技术、云计算技术、数字化扫描技术等缺乏全面了解和掌握，致使文书档案数字化管理方面的人才缺乏，无法满足机关单位文书档案数字化管理的日常工作。与此同时，如何在处理存量的基础上，对增加的纸质版文书档案进行合理的数字化工作，也是困扰着文书档案管理人员的难题，需要专业的数字化管理人才的指导。

　　二、文书档案数字化管理的策略探究

　　(一)构建完善的机关文书档案数字化工作制度。

　　各单位应基于各级标准规范，根据本单位的实际情况，构建并完善本机关单位内文书档案数字化工作制度和工作流程， 例如文书档案电子数据安全保密制度、文书档案电子数据归档制度、文书档案电子数据安全保管和备份制度、文书档案数字化实施方案、文书档案数字化加工操作流程及规范等，明确细化此项工作，保证文书档案的数字化工作有规可依。

　　(二)搭建具有档案模块的办公系统。

　　OA系统是机关单位在日常工作中所使用的重要的办公系统，日常收发文、领导签批、公文流转等皆通过该平台，各部门所归档的文书档案基本形成于此系统。为此，若能将OA系统中已经运转完毕的电子版文件在0A系统上按照单位内所制定的《文件材料归档范围和保管期限表》进行收集分类，在线上规范化整理成电子版文书档案，发送给档案部门工作人员进行审核，最终将审核通过的电子版文书档案传输至文书档案管理系统上进行归档，线上完成文书档案的归档动作，可以提高各部门归档的效率，解决一部分人力的问题，使档案部门更快地开展文书档案数字化的工作。

　　(三)开展档案管理人员培训

　　围绕档案管理信息化发展，开展管理人员档案管理问题的专业培训。依托第三方机构的人才培养，引导管理人员接受专业培训。如：专题讲座和实习培训等，保证在职档案管理人员不断学习各种新知识和新技术，从而有效的提高其信息素养和技能。然后，还要积极的引进高素质的复合型人才，不断充实整个队伍，为整个队伍注入新鲜的血液，提高整个队伍的整体能力和水平。应树立长远的人才培养理念，进而实现系统化和高效化的人才培养。各个档案系统需要从实际出发，结合本档案室的具体情况进行统筹规划。在人才培养的过程中要充分考虑档案数字化的工作特点，管理材料的特点等，为档案管理人员成长营造一个良好的环境。

　　(四)加强重视，加大资金投入。

　　可通过多种渠道和方式筹措资金，为文书档案的数字化建设提供足够的资金支持。同时应优化经费使用机制，按照文书档案工作的实际情况分配资金，突出工作重点，实现资金利用的最大化。例如：在实际工作中，可以从专题入手，按照社会的实际需求，对文书档案进行数字化筛选。对于那些破损较严重，急需抢救保护的文书档案，要予以优先的处理。另外，加强资金的投入，可购买先进的计算机硬软件，确保文书档案数字化建设基础设备的完整性，使文书档案数字化建设工作得以顺利进行。

　　三、结束语

　　总而言之，随着时代的发展和科学技术的不断进步，数字化技术被广泛的应用到各个领域中。计算机的普遍应用增加了很多的电子文件，传统的文书档案管理模式变得越来越不适用于时代的发展。因此，利用多种手段实现文书档案数字化建设，可以更好地利用文书档案资源，为使用者带来高效优质的服务，满足当代人们对信息资源的需求，促使文书档案向数字化、网络化的方向快速发展。(罗云云)